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Por Yoel Molina, Esq., Propietario y Operador de la Oficina Legal de Yoel Molina, P.A.

15 asuntos legales que debes revisar de forma rutinaria con un abogado de negocios (Guía 2025 para dueños en EE. UU.)

¿Con qué frecuencia revisar?

• Trimestral: contratos de ingresos, proceso de cobranza, acuerdos clave con clientes/proveedores, empleo/contratistas, privacidad y términos del sitio web.
• Anual: documentos de gobierno corporativo, licencias/ permisos, alineación de seguros con contratos, cartera de PI, postura de datos/seguridad, historial de disputas, preparación para financiamiento o salida.
• Por evento: nuevas líneas de producto, nuevos mercados/estados, contrataciones/despidos relevantes, cambios de precios, reclamos publicitarios, interés de inversionistas, M&A.

1) Gobierno corporativo y acuerdos entre dueños

• Derechos de decisión y umbrales de voto acorde a la propiedad vigente.
• Cláusulas de compra-venta y método de valuación (peritaje, fórmula, calendario).
• Facultades de firma y límites de gasto; consentimientos de junta/gerencia.
• Registros corporativos limpios (actas, consents, cap table). Por qué importa: preserva el velo corporativo y evita bloqueos o salidas desordenadas.

2) Contratos de ingresos: MSA/SOW, órdenes y términos

• MSA + SOW u orden de compra actualizados.
• Protección de pagos: mora, intereses, suspensión/terminación por impago, garantías personales cuando corresponda.
• Tope de responsabilidad y exclusión de daños indirectos; garantías que realmente puedas cumplir.
• Honorarios de abogado, ley aplicable y fuero favorables y previsibles. Por qué importa: ciclos de venta más cortos, menos disputas y mejor cobranza.

3) Estrategia de cobranza y políticas de crédito

• Aprobaciones de crédito por escrito; depósitos/retainers para operaciones de mayor riesgo.
• Playbook de cobranza paso a paso (recordatorios → cartas de demanda → escalamiento).
• Cuándo pasar a mediación/arbitraje vs. litigio.
• KPIs: DSO (días de cuentas por cobrar), % cobrado ≤30/60 días. Por qué importa: flujo de caja predecible supera los “rescates” de fin de trimestre.

4) Empleo y contratistas: higiene documental

• Contratos de empleo y de contratista actualizados, con confidencialidad, cesión de IP y no solicitación.
• Manual del empleado conciso (BYOD, redes sociales, datos, conflictos de interés, marcación).
• Protocolos de documentación de desempeño y checklists de salida.
• Revisión de exento/no exento, horas extras y planes de comisiones. Por qué importa: menos reclamos laborales, protección de know-how y cumplimiento en nómina.

5) Propiedad intelectual: marcas, derechos de autor y secretos comerciales

• Búsqueda de marcas para nuevos nombres/logos; calendario de presentaciones y renovaciones.
• Confirmar cesión de IP de empleados, freelancers y agencias.
• Programa de secretos comerciales (controles de acceso, NDAs, offboarding).
• Oportunidades de licenciamiento (white label, co-branding, franquicia). Por qué importa: evita rebrandings forzados y preserva la valuación en rondas o salida.

6) Términos del sitio, privacidad y reclamos de marketing

• Términos de Servicio y Política de Privacidad actualizados (analytics, email/SMS, pagos).
• Flujos de consentimiento y baja; retención/eliminación de datos.
• Reclamos publicitarios, pruebas gratis, renovaciones de suscripción, descargos de garantía.
• Si operas bilingüe (p. ej., inglés/español), asegúrate de consistencia entre versiones. Por qué importa: evita bloqueos de cuentas, multas y contracargos.

7) Licencias, permisos y cumplimiento local

• Business tax receipts municipales/condales, certificados de uso/ocupación y licencias sectoriales.
• Procesos de sales/use tax donde apliquen.
• Verificación de zonificación para oficina en casa, almacenes o retail.
• Calendario de renovaciones y responsables internos. Por qué importa: evita interrupciones costosas y cierres “sorpresa”.

8) Contratos clave con vendors, SaaS y nube

• Términos de procesamiento de datos (seguridad, aviso de brecha, sub-procesadores).
• Niveles de servicio y créditos que no erosionen tu margen.
• Indemnidades mutuas y topes razonables de responsabilidad.
• Logística de salida: exportación de datos, soporte de transición, uso/no uso de tus datos. Por qué importa: mantienes a tus clientes operando si un proveedor falla y te proteges cuando algo se rompe.

9) Seguridad de datos y respuesta a incidentes

• Estándares mínimos (MFA, cifrado, bitácoras de acceso).
• Plan de respuesta con roles, tiempos, asesoría legal y PR.
• Gestión de riesgo de proveedores y calendario de pruebas de penetración.
• Ciberseguro alineado con tus compromisos contractuales. Por qué importa: recuperación más rápida y menor exposición cuando—no si—ocurre un incidente.

10) Alineación de seguros con tus contratos

• Revisar GL, profesional/E&O, ciber, D&O, EPLI vs. indemnidades y topes contractuales.
• Agregar additional insured o waiver of subrogation cuando se exija.
• Seguimiento de certificados y renovaciones. Por qué importa: evita pagar de tu bolsillo riesgos que pensabas cubiertos.

11) Bienes raíces y arrendamientos

• Ventanas de renovación, escaladores de renta, CAM, mantenimiento y reparaciones.
• Flexibilidad para subarrendar/ceder; garantías personales.
• Build-out, señalización, estacionamiento y derechos de uso exclusivo.
• Terminación anticipada y reubicación. Por qué importa: flexibilidad para crecer o pivotar.

12) Capital, financiamiento y limpieza del cap table

• SAFEs/notas convertibles/acciones consistentes y completas.
• Exactitud del cap table; otorgamiento de opciones y aprobaciones de junta.
• Derechos de información; restricciones de transferencia.
• Estructura básica de data room actualizable trimestralmente. Por qué importa: levantamientos más rápidos, mejores valuaciones y menos “rebajas” en diligencia.

13) Prevención y vías de resolución de disputas

• Plazos de subsanación, escalamiento a ejecutivos, mediación/arbitraje.
• Disciplina probatoria: cómo archivas alcances, cambios y aprobaciones.
• Términos modelo de acuerdo: liberación mutua, confidencialidad, no desprestigio. Por qué importa: resoluciones más baratas y rápidas que preservan relaciones.

14) Aspectos fiscales (con tu CPA en la mesa)

• Revisiones de elección de entidad (LLC → S-Corp, estructuras multi-entidad).
• Acuerdos intercompañía y nociones de precios de transferencia.
• Nexus de sales tax al vender en varios estados.
• Base accionaria/contable antes de distribuciones o salidas. Por qué importa: evita fugas y sorpresas; tu abogado y CPA deben coordinar.

15) Sucesión, personas clave y autoridad de emergencia

• Suplentes de autoridad bancaria y contractual; consentimientos de junta/gerencia.
• Cláusulas de persona clave y no solicitación.
• Plan simple de continuidad (contactos, contraseñas en bóveda, mapa de proveedores). Por qué importa: el negocio sigue operando durante enfermedad, transiciones o viajes.

Cadencia práctica de revisión (para empezar este trimestre)

• Auditoría legal express en las 15 áreas.
• Identifica Top 5 riesgos por impacto en ingresos, reputación y cumplimiento.
• Quick wins: renovar paquete contractual de ingresos (MSA/SOW), playbook de cobranza, términos/privacidad del sitio.

• Carga plantillas aprobadas en tu CRM y drive compartido.
• Publica un playbook de negociación con cláusulas alternativas.
• Actualiza acuerdos de empleo/contratista y entrena 60 minutos a ventas y operaciones.

• KPIs: ciclo de ventas, tasa de redlines, DSO, % disputas resueltas pre-litigio, incidentes de PI.
• Cierra brechas entre seguros y promesas contractuales; finaliza calendario de licencias/permisos.
• Monta un data room ligero y revisa cap table.

Señales rojas: llama a tu abogado hoy

• Cliente insiste en eliminar tu tope de responsabilidad o honorarios de abogado.
• Freelancer no firma cesión de IP mientras crea activos clave.
• Tu procesador de pagos marca el sitio por términos/privacidad faltantes o confusos.
• Indemnidad del proveedor te hace cubrir riesgos fuera de tu control.
• Llega interés de inversionistas y tu cap table/consentimientos están desordenados.

Preguntas frecuentes

Conclusión