?Cómo proceder si un cliente se niega a pagar?

Por La Oficina Legal de Yoel Molina.
 
Ese antiguo adagio, "Espera lo mejor pero prepárate para lo peor", es un sabio consejo cuando se trata de recibir el pago por tu trabajo. Puede aumentar sus posibilidades de cobrar el dinero que se le debe estableciendo procesos de cobro antes de comenzar a trabajar y usarlos cuando llegue el momento.
 
Cree una expectativa clara desde el principio:
Cuando tú y tu cliente acepten inicialmente el proyecto, sienta las bases para recibir una compensación. Antes de comenzar el trabajo, hable sobre sus costos, sus prácticas de facturación y las fechas de vencimiento de los pagos. Utilice un acuerdo de servicio por escrito para formalizar su acuerdo.

Seleccione un calendario de cuotas:
Haz un plan de pago que tenga en cuenta la asignación. Establezca una fecha de vencimiento, como 30 días a partir de la fecha de la factura, si el pago se realizará después de que finalice la tarea. Al tratar con un nuevo cliente, tenga en cuenta solicitar un pago inicial o pago parcial al inicio del proyecto. Un cronograma de pagos mensuales evitará que la deuda crezca demasiado y lo ayudará a administrar su flujo financiero de manera más hábil cuando el trabajo tarde meses o más en terminar.
 
Evite que sus facturas se acumulen:
De acuerdo con el plan de pago que hayas establecido, envía las facturas rápidamente. Use prácticas de facturación efectivas que hagan que las fechas de vencimiento de un pago sean obvias. Para que los clientes sepan por adelantado que espera que le paguen a tiempo, piense en incluir multas por demora en su contrato de servicio.
 
¿Qué hacer si los clientes no pagan?
No asuma que su cliente está tratando deliberadamente de retrasar el pago si no le paga de inmediato. Hay varias causas para las facturas impagas. Podrían extraviarse o ahogarse en una bandeja de entrada de correo electrónico. Es posible que la persona a cargo de pagar tu factura esté de vacaciones o esté haciendo malabarismos con muchas otras obligaciones. Las empresas con problemas de flujo de caja pueden retrasar el pago de su factura hasta que haya fondos disponibles. Comience con un recordatorio cortés y, si es necesario, aumente la resistencia a la tracción de sus solicitudes. Aquí hay algunos pasos que debe seguir:

1. Si no le pagan antes de la fecha límite, envíe un recordatorio por escrito lo antes posible. Con una nota que indique que no ha recibido el pago, vuelva a enviar la factura. Puede anotar en la factura "Mensajes como" ¿Se te olvidó? podría usarse "vencido" o "vencido". Su tarifa vence de inmediato". Si bien no tiene la obligación de otorgar más tiempo a su cliente, debe establecer una fecha límite para el pago que no sea más de una semana o dos si está trabajando con una gran empresa que tarda más en procesar los pagos. Es hora de continuar con el paso dos si no le pagan dentro del rango de tiempo que ha especificado.
2. Enviar una carta de demanda de pago. Un recordatorio es menos formal que una carta de cobro. Contiene la fecha de vencimiento del pago, ofrece una ventana de tiempo para enviar el pago, que normalmente es de dos semanas, enumera los métodos de pago que acepta y promete lo que hará si no recibe el pago.
3. Puede hacer una sugerencia general (como "para evitar acciones adicionales") o una declaración más directa de que contratará una agencia de cobro o presentará una demanda como su próximo curso de acción. Su decisión estará influenciada por el monto adeudado, la cantidad de tiempo que ha pasado y tal vez su deseo de mantener a este cliente para futuras transacciones comerciales.
4.  Llame o reúnase con el cliente en persona para establecer una conexión personal. Considere llamar o reunirse con el cliente para discutir el problema e intente negociar una solución si no responde a sus recordatorios y cartas. Comience poniéndose en contacto con los departamentos de compras o de cuentas por pagar, o con su contacto de atención al cliente. Ascienda más arriba en la línea de mando, incluido el presidente de la firma, si la persona con la que habla no es útil.
5. Comience por recordarle al cliente que pague de acuerdo con los términos acordados por ambas partes. Haga consultas para comprender mejor la situación y la razón por la que no fue compensado. Conseguir la atención de la empresa a través de un contacto personal puede ser todo lo que necesita para obtener una compensación si la causa es un error sencillo.

 
Otros pros y contras:
La forma en que recupera el dinero que se le debe puede ser tan crucial como lo que hace.

No te rindas. La rueda chirriante generalmente obtiene la grasa cuando se trata de cobro de deudas. Un cliente en dificultades financieras que solo tiene suficiente dinero para satisfacer a un acreedor probablemente elegirá satisfacerlos.
Asegúrese de hacer un seguimiento de inmediato. A pesar de lo incómodo que pueda sentirse, es crucial completar todas las actividades de seguimiento sin demora. Las deudas más pequeñas son más fáciles de cobrar que las más grandes, y dejar que la deuda (y los cargos por pagos atrasados) una cantidad durante meses solo hará que sea más difícil pagarla.
Actúe profesionalmente y con cortesía. Claro, esperar el pago puede ser frustrante, pero como dice el dicho, "puedes atrapar más moscas con miel que con vinagre". No debe gritarle a su cliente, hacer acusaciones o amenazarlo. Sea fáctico, contundente y profesional al hablar. Tal vez te estés preguntando: "¿Por qué no tienes la cortesía de pagarme?" No he recibido su pago, a pesar de que vencía hace 30 días, debe indicarlo.
No sigas trabajando. Si su cliente deja de pagar un proyecto más largo o un trabajo en curso por el cual ha contratado que se le pague mensualmente o en otros intervalos regulares, debe dejar de brindar sus servicios.
 
Momentos para rendirse:
La decisión de presentar una demanda o contratar una agencia de cobranza dependerá de si ha seguido los procesos mencionados anteriormente y su cliente aún no le ha pagado. Sin embargo, continuar con la acción probablemente sea una pérdida de tiempo si el cliente ha cerrado la tienda o ha desaparecido de la faz de la tierra. Alternativamente, si su cliente se ha declarado en quiebra, es posible que pueda presentar un reclamo ante el tribunal de quiebras por el dinero al que tiene derecho. Para ver si su empresa y el tipo de deuda que tiene califican, comuníquese con el tribunal de quiebras de su estado.
 
 
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