?Cómo escribir un contrato de servicio?

Por La Oficina Legal de Yoel Molina.
 
Un acuerdo de servicio es un contrato escrito que une a un cliente y un proveedor de servicios. Describe las tareas a realizar y las obligaciones de ambas partes para completar el trabajo y recibir el pago.

Un acuerdo de servicios, que también se conoce como acuerdo de servicios profesionales, contrato de servicios o acuerdo o contrato de servicios al cliente, especifica las fechas en que comenzará y terminará el trabajo, así como los plazos adicionales que puedan ser necesarios.
 
¿Por qué se debe usar un acuerdo de servicio por escrito?
Los acuerdos orales son peligrosos. Si su cliente se reúne con varios proveedores de servicios, pueden confundir su descripción del alcance del trabajo con la de otra persona. Corre el riesgo de omitir información crucial, como las circunstancias en las que se pueden aplicar tarifas adicionales. Los acuerdos de servicio por escrito reducen la posibilidad de desacuerdos e incluso litigios derivados de este tipo de errores y malentendidos.
 
¿Quién requiere un contrato de servicio?
Cuando compra un automóvil, una computadora o un dispositivo, generalmente lo recibe de inmediato. Usted sabe exactamente qué esperar y lo que está recibiendo, incluso si lo pide y espera la entrega. Sin embargo, no puede examinar un servicio por adelantado de la misma manera que lo haría con cualquier equipo. Los clientes suelen pagar el cargo, o al menos una parte del mismo, mucho antes de ver lo que compró con su dinero porque muchos servicios se prestan durante un período de tiempo prolongado.

Por ejemplo, antes de proporcionar cualquier trabajo, un desarrollador probablemente seguirá una serie de pasos, desde identificar las necesidades de la organización hasta crear, instalar y probar el programa.

Mientras se realiza el trabajo, las expectativas se pueden gestionar a través de un acuerdo de servicio firmado. Adicionalmente, garantiza que cada parte recibirá los términos laborales y de pago que acordaron.

No todos los servicios exigen contratos. Por ejemplo, es muy probable que usted y el propietario acuerden verbalmente el costo, lo que se hará y cuándo traerá su automóvil para un cambio rápido de aceite. Sin embargo, cuando el trabajo se realiza a lo largo del tiempo, todas las partes requieren la seguridad de estándares, objetivos y precios documentados.

Algunas empresas y expertos que dependen de los acuerdos de servicio son corredores de bienes raíces, contratistas generales, empresas de construcción, contadores, abogados, expertos en publicidad y marketing, fotógrafos, videógrafos, desarrolladores web, proveedores de servicios de TI, consultores de gestión, diseñadores gráficos e ilustradores, fotógrafos. y catering.
 
Escriba un contrato de servicio: una guía
El nombre de su empresa y "acuerdo de servicio", "acuerdo de cliente", "acuerdo de cliente" u otro título que mejor se adapte a sus circunstancias, deben aparecer en el título del contrato. Por ejemplo, los corredores de bienes raíces se refieren a los contratos para representar casas en venta como "acuerdos de cotización". Un contador puede utilizar un "acuerdo para la preparación de impuestos", etc.

Muchos elementos de un acuerdo de servicio se pueden estandarizar y usted puede desarrollar lo que se conoce como una plantilla que ofrece los elementos esenciales que su empresa necesitará con frecuencia. Es posible que deba modificar su plantilla para tener en cuenta los acuerdos que alcanza con un cliente en particular. Sin embargo, normalmente podrá completar los espacios sin comenzar desde cero cada vez que adquiera un nuevo cliente.

En general, un acuerdo de servicio debe cubrir las siguientes secciones y temas, mientras que algunas profesiones e industrias pueden requerir secciones específicas adicionales.

Una lista de las partes del contrato, incluyendo sus descripciones. Debe incluir los nombres y direcciones de las partes al comienzo del acuerdo. Si cualquiera de las partes, o ambas, son empresas, debe especificar el tipo de entidad, como una corporación o una sociedad de responsabilidad limitada.

Desglose de los servicios que se van a prestar. Recuerde que no podrá ajustar su tarifa si termina haciendo más trabajo, así que sea lo más detallado posible. Un proveedor de comidas querría indicar cuánto tiempo estaría presente en el evento, cuántos camareros estarían presentes, cuántas personas serían alimentadas y cuánto y qué tipo de comida se proporcionaría. Es más probable que el proveedor haga una oferta justa por el trabajo y cubra estos cargos si los suministros y el tiempo se enumeran con precisión.

Un esquema de costos y fechas de vencimiento. Incluya información sobre su estructura de precios, como si factura por hora, semanalmente, mensualmente o con una tarifa fija por tarea. Es posible que también deba mencionar si el precio incluye gastos, como los costos de viaje de un consultor que debe visitar varias ubicaciones corporativas, o si dichos costos se facturarán y reembolsarán por separado.

Un plan de pago con fechas de vencimiento y montos es otra cosa que debe agregar. A menudo se asigna una fecha de pago y una cantidad al depósito y otra al saldo adeudado por algunos proveedores, como los servicios de catering. Sin embargo, para los servicios prestados por terceros, como contratistas, un cronograma de pagos adeudados puede abarcar varios meses para proyectos extensos.

Cuándo comenzará el trabajo, cuándo entrará en vigor el contrato y cómo podría rescindirse. El día en que un contrato se vuelve legalmente vinculante para ambas partes se conoce como su fecha de vigencia. La fecha de vigencia del contrato es frecuentemente el día en que ambas partes lo firman, pero esto no es obligatorio. Especifique un horario de trabajo a continuación; el trabajo completado como parte de un proyecto debe, como mínimo, incluir fechas de inicio y finalización. Si su proyecto incluye varias fases o partes diferentes, puede incluir varias fechas de vencimiento.

En general, los servicios continuos, como un contrato de mantenimiento informático, duran un año o seis meses, e incluyen cláusulas para extender el contrato al finalizar ese tiempo.

Dale a la gente un lugar para firmar también. Siempre haga que ambas partes de un acuerdo de servicio firmen y fechen el documento. Para evitar que cualquiera de las partes afirme posteriormente que no firmó el acuerdo, es una buena práctica certificar adicionalmente las firmas ante notario.
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