Fundamentos de las empresas

La responsabilidad personal por las deudas de la empresa está limitada por las sociedades, pero su gestión requiere un esfuerzo.

La mayoría de las personas son conscientes de que la creación de una empresa da lugar a una "responsabilidad limitada", lo que significa que su responsabilidad personal por las obligaciones de la empresa está restringida. Lo que tal vez no sepan es que constituir y gestionar una empresa implica algo más que rellenar unos cuantos papeles. Para gestionar la declaración del impuesto de sociedades, que es más difícil, tendrá que mantener registros sólidos y deberá seguir las formalidades corporativas, como la toma de decisiones y el mantenimiento de registros, para mantener su responsabilidad restringida. En pocas palabras, debe estar bien organizado

¿Qué es una corporación?

Una corporación es una entidad comercial legal separada de sus propietarios, lo que significa que posee propiedades, paga impuestos y celebra contratos por sí misma. La estructura de propiedad y gestión de una corporación difiere de la de otras organizaciones comerciales. Los propietarios de una corporación son los accionistas (también conocidos como accionistas), que compran acciones para obtener una participación en la empresa. Los accionistas eligen un consejo de administración, que se encarga de dirigir la empresa.

Responsabilidad personal limitada

Una de las principales ventajas de constituir una empresa es que el patrimonio personal de los propietarios queda protegido de los acreedores de la empresa. Por ejemplo, si una decisión judicial declara que su empresa debe a un acreedor 100.000 dólares, usted no puede verse obligado a pagar la obligación con activos personales como su casa. Como sólo se pueden utilizar los activos de la empresa para pagar las obligaciones de la misma, sólo perderá el dinero que haya invertido en ella.

Excepciones a la responsabilidad limitada

La responsabilidad limitada puede no ser suficiente para salvaguardar los bienes personales de un propietario en determinadas situaciones. El propietario de una corporación puede ser considerado personalmente responsable si él o ella

• perjudica personal y directamente a alguien
• garantiza personalmente un préstamo bancario o una deuda comercial que la empresa no paga
• no deposita los impuestos retenidos de los salarios de los empleados
• hace algo intencionadamente fraudulento o ilegal que cause daño a la empresa o a otra persona, o
• trata a la empresa como una extensión de sus asuntos personales, en lugar de como una entidad legal independiente.

Esta es la excepción más significativa. Los tribunales tienen la facultad de decidir que una empresa no existe y que sus propietarios no deben ser protegidos de la responsabilidad personal por sus acciones en determinadas situaciones. Esto puede ocurrir si no se siguen los procedimientos habituales de la empresa, como por ejemplo

• invertir adecuadamente dinero en ("capitalizar") la empresa
• emitir formalmente acciones a los accionistas iniciales
• celebrar regularmente reuniones de directores y accionistas, o
• mantener los registros y las transacciones de la empresa separados de los de los propietarios.

Seguro de responsabilidad civil

La constitución de una empresa nunca debe utilizarse como sustituto de un seguro empresarial adecuado. Aunque la creación de una empresa protege sus activos personales, es necesario asegurar los activos de su empresa para protegerlos de litigios y reclamaciones.

Muchos de los peligros que conlleva dirigir una empresa pueden mitigarse con una buena cobertura de seguro de responsabilidad civil. Si tiene una tienda de ropa, por ejemplo, un seguro comercial adecuado debería cubrir los costes si alguien resbala y se cae en su tienda.

Además, el seguro puede protegerle en situaciones en las que la opción de responsabilidad limitada es ineficaz. Por ejemplo, si usted hiere personalmente a alguien mientras realiza negocios para la organización, como por ejemplo causando un accidente de tráfico, el seguro de responsabilidad civil cubriría normalmente el accidente, permitiéndole pagar la factura sin tener que utilizar los activos corporativos o personales. Sin embargo, el seguro no le ayudará si su empresa no paga sus facturas: el seguro comercial no suele cubrir los activos personales o corporativos de las obligaciones empresariales impagadas, independientemente de que estén garantizadas personalmente.

Pagar el impuesto de sociedades

Si el propietario de una sociedad anónima trabaja para la empresa, recibe un salario y, potencialmente, bonificaciones, como cualquier otro empleado. El propietario, al igual que los trabajadores normales, paga impuestos sobre estos ingresos, declarando y pagando el impuesto en su declaración de impuestos personal.

Después de pagar todos los salarios, primas, gastos generales y otros gastos, la empresa paga impuestos sobre los beneficios que le quedan. Para ello, la empresa presenta su propia declaración de impuestos ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS), el formulario 1120, y paga impuestos a un tipo impositivo corporativo específico. Para las empresas, la Ley de Recortes y Empleos Fiscales introdujo un nuevo tipo impositivo único del 21%. Esto sustituye a los tipos del impuesto de sociedades de la ley anterior, que oscilaban entre el 15% y el 35%.

Como alternativa, los accionistas de la empresa pueden presentar el formulario 2553 ante el IRS para elegir el estatus de "corporación S". Esto implica que, a efectos fiscales, la empresa tributará como una sociedad (o LLC), y las ganancias y pérdidas del negocio "pasarán" a las declaraciones de impuestos individuales de los propietarios.

Formación de una Sociedad Anónima

Para crear una sociedad, debe presentar los "artículos de incorporación" en la división de sociedades de su estado (normalmente parte de la oficina del secretario de estado). La tasa de presentación suele ser de unos 100 dólares.

Los estatutos suelen ser breves y sencillos de preparar para la mayoría de las pequeñas empresas. La mayoría de los estados le dan un formulario básico para rellenar, que generalmente sólo pide el nombre de su empresa, su dirección y la información de contacto de una persona relacionada con la empresa (a menudo llamada "agente registrado"). Algunos estados exigen además que incluya los nombres de los directores de la empresa.

Además de presentar los estatutos de la sociedad, debe preparar los "estatutos corporativos". Aunque no es obligatorio presentar los estatutos ante el estado, son importantes porque establecen las normas fundamentales que rigen las formalidades y decisiones de la vida corporativa, como por ejemplo, cómo y cuándo celebrar reuniones ordinarias y extraordinarias de directores y accionistas, así como el número de votos necesarios para aprobar las decisiones corporativas.

Por último, hay que entregar certificados de acciones a los primeros propietarios de la sociedad (accionistas) y llevar un registro de quiénes son los propietarios de la empresa (acciones o títulos).

Mantener la condición de empresa

Para mantener la posición de la corporación como una entidad distinta, las corporaciones y sus propietarios deben seguir procedimientos específicos. Las corporaciones deben, en particular

• celebrar reuniones anuales de accionistas y directores
• conservar las actas de las principales decisiones de los accionistas y directores
• asegurarse de que los funcionarios y directores de la empresa firmen documentos en nombre de la misma
• mantener cuentas bancarias separadas de las de sus propietarios
• mantener registros financieros detallados, y
• presentar una declaración de la renta de la empresa por separado.

Yoel Molina, Esq. (alias "Mo")

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