En un acuerdo de separación de empleados, ¿cómo se protegen los bienes de la empresa?

Cuando un empleado se marcha en condiciones precarias, ¿cómo puedo salvaguardar el patrimonio de mi empresa?

El concepto fundamental de un acuerdo de separación es que la empresa se compromete a ofrecer algo de valor (contraprestación) a un empleado que se marcha -normalmente en forma de pago por separación- a cambio de que éste asuma obligaciones específicas con la empresa. Proteger el patrimonio de la empresa debe ser uno de los principales objetivos de cualquier acuerdo de separación

Puede ser difícil dejar ir a cualquier persona que contrate. Los empleados pueden marcharse porque no están contentos o porque creen que se les está echando debido a la política de la oficina. A algunos empleados se les pide que renuncien, mientras que otros son despedidos en el acto por diversas razones. Con frecuencia, una de las partes puede atribuir la responsabilidad a la otra, o simplemente habrá desacuerdos irreconciliables que dificultan la continuidad de la colaboración laboral. En cualquiera de estas situaciones, en las que la salida de un empleado puede ser poco agradable, un acuerdo de separación es una idea inteligente para minimizar las posibles disputas y proteger los intereses de su empresa.

Proteger la información confidencial

La información confidencial de su organización es uno de sus activos más preciados. Contiene información sobre sus clientes y proveedores, datos financieros, estrategias, planes de negocio, documentos, comunicaciones, productos de trabajo, información legal, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y toda la información de contacto de todas las personas importantes para su empresa. Incluso una pizca de esta información compartida con un rival puede inclinar la balanza del mercado considerablemente a su favor. La divulgación de material sensible puede suponer una pesadilla para las relaciones públicas o un revés legal para su empresa. Por ello, a menudo se obliga a los empleados a firmar un acuerdo de no divulgación (también conocido como acuerdo de confidencialidad o NDA) cuando empiezan a trabajar en una empresa.

Los empleados suelen tener acceso o estar expuestos a la información privada de una empresa. Un acuerdo de separación, especialmente en los casos en que el empleado se marcha en malas condiciones, puede ayudar a garantizar que cualquier información sensible se mantenga en secreto, independientemente de las emociones personales del individuo hacia la empresa.

En un acuerdo de separación, las cláusulas de no divulgación (confidencialidad) deben redactarse de la manera más amplia posible para incluir no sólo toda la información confidencial en general, sino también aquellas cosas específicas que son de particular importancia y preocupación para la empresa. Una empresa tecnológica, por ejemplo, podría estar especialmente preocupada por preservar sus derechos de propiedad intelectual. El fabricante de un producto alimentario puede querer mantener ocultos los componentes de su salsa secreta. Suele ser una buena idea especificar lo que implica la "información secreta" y lo que no. Además, la cláusula de no divulgación debe estar vigente durante el mayor tiempo posible.

Derechos de propiedad

Las cláusulas de confidencialidad se confunden a menudo con la protección de los derechos de propiedad. En consecuencia, las disposiciones sobre derechos de propiedad suelen quedar fuera de los acuerdos de separación. Sin embargo, la preservación de los derechos de propiedad es una cuestión diferente, única y crítica que también debe abordarse, especialmente para las empresas que tienen interés en salvaguardar sus secretos comerciales y su propiedad intelectual. La distinción clave entre una cláusula de no divulgación y una cláusula de derechos de propiedad es que una cláusula de derechos de propiedad estipula que la empresa es inmediatamente propietaria de cualquier innovación o propiedad intelectual generada por el empleado mientras está en el trabajo. Por otro lado, la cláusula de no divulgación impide que el empleado que se marcha exponga los secretos comerciales o la propiedad intelectual de la empresa.

A diferencia de las cláusulas de no divulgación, que sólo se aplican al comportamiento futuro del empleado, las cláusulas de derechos de propiedad pueden aplicarse de inmediato. La empresa puede hacer que la firma y la entrega de toda la documentación pertinente para que todos los derechos de propiedad intelectual pasen a la empresa sea una condición para que el empleado reciba la indemnización por despido. Esto proporciona a la empresa el poder de asegurar el cumplimiento total del empleado. Además, si la empresa intenta presentar en el futuro un derecho de autor, una patente o una marca comercial con respecto a esa propiedad intelectual, la disposición sobre derechos de propiedad debería obligar al empleado a colaborar en el proceso.

Devolución de los bienes de la empresa

Cuando un empleado era despedido en el pasado, era posible que la persona huyera con algunas cosas de la oficina al azar (rotuladores, bolígrafos, clips y similares). Ahora, los empleados pueden llevar gigabytes de datos corporativos en un disco duro portátil, gracias a los recientes avances técnicos. En consecuencia, antes de que se entregue al empleado la indemnización por despido, el acuerdo de separación debe incluir una cláusula que exija al empleado la devolución de todos los bienes de la empresa (incluidos los equipos, papeles, memorandos, llaves, CD, etc.).

La empresa tiene el mismo poder que las cláusulas de derechos de propiedad en el sentido de que puede exigir al empleado que devuelva la propiedad corporativa de inmediato, retrasando la distribución de cualquier incentivo por separación hasta que el empleado haya cumplido completamente. Si el empleado ha devuelto previamente todos los bienes de la empresa, esta cláusula debe incluir la declaración del empleado de que todos los bienes han sido devueltos y que no se han conservado copias o duplicados. Cabe destacar que esta cláusula funciona en combinación con la disposición de confidencialidad, ya que compartir información privada se vuelve mucho más difícil si los datos y documentos subyacentes ya no están en posesión del empleado.
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Yoel Molina, Esq. (alias "Mo")

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