Diez puntos a tener en cuenta al redactar contratos y acuerdos comerciales

Para crear un acuerdo o contrato comercial aplicable y en lenguaje sencillo, siga estas recomendaciones.

1. Póngalo por escrito.
Aunque los acuerdos verbales son legales y vinculantes en muchas circunstancias, suelen ser difíciles de ejecutar en los tribunales (y en algunos casos no son ejecutables en absoluto). Aunque la ley no lo exija, la mayoría de los acuerdos comerciales deben hacerse por escrito. Al disponer de un documento que detalla claramente los derechos y obligaciones de cada parte en caso de incertidumbre o desacuerdo, un acuerdo escrito es menos peligroso que un acuerdo oral.

2. Mantenga las cosas claras.
En contra de la creencia popular, un contrato no requiere un montón de "adjetivos" y "partes de la primera parte" para ser aplicable. En su lugar, utilice frases cortas y directas con títulos de párrafos básicos y numerados para que el lector sepa lo que viene a continuación.

3. Trate con la persona adecuada.
No pierdas el tiempo negociando un acuerdo comercial con un empleado subalterno que tiene que obtener la aprobación del jefe. Si sospechas que está ocurriendo algo así, solicita respetuosa pero firmemente hablar con la persona con autoridad. Asegúrese de que la persona con la que está negociando tiene autoridad para obligar a la empresa y un interés personal en que ésta cumpla sus compromisos según el contrato. Pregunte si no está seguro de quién es. Puede ser uno de los propietarios en una pequeña empresa, o un director general o jefe de operaciones en una corporación más grande.

4. Identifique correctamente a cada una de las partes.
Le sorprenderá lo común que es que los empresarios se equivoquen en este punto, y lo importante que es. Debe indicar los nombres legales correctos de las partes del contrato para que quede claro quién es responsable de cumplir las obligaciones del acuerdo (y contra quién tiene usted derechos legales si las cosas van mal). Si una empresa está organizada como una LLC o una corporación, por ejemplo, refiérase a ella por su nombre legal correcto, que incluye el sufijo Inc. o LLC, en lugar de los nombres de las personas que están firmando el acuerdo de la empresa.

5. Describa todo con detalle.
El cuerpo del acuerdo debe explicar los derechos y obligaciones de cada parte en su totalidad. No te dejes nada en el tintero; si hablas de algo y te das la mano, pero no está en el contrato, será difícil que se cumpla. Los jueces sólo pueden interpretar un contrato a partir de sus "cuatro esquinas" en la ley de contratos (con algunas excepciones), no a partir de lo que las partes se dicen entre sí. Siempre puedes hacer un cambio rápido por escrito si te olvidas de incluir algo. Incluso puedes escribir a mano el cambio en el contrato si aún no lo has firmado. La modificación pasa a formar parte del contrato si ambas partes ponen sus iniciales.

6. Haz una lista de las obligaciones de pago.
Especifica quién paga a quién, cuándo deben hacerse los pagos y las condiciones en las que deben hacerse. Como es de esperar, el dinero es un tema delicado, por lo que esta sección debe ser bastante exhaustiva. Declara si pagarás a plazos o sólo cuando el trabajo esté hecho a tu satisfacción, e incluye fechas, horarios y criterios. Considera también la posibilidad de indicar la forma de pago. Mientras que para algunos puede ser suficiente un cheque de empresa o una tarjeta de crédito comercial, otros pueden preferir un cheque de caja o incluso dinero en efectivo.

7. Acuerda cuándo se terminará el contrato.
Tiene sentido establecer las circunstancias en las que las partes pueden rescindir el contrato. Por ejemplo, si una de las partes incumple demasiados plazos críticos, la otra parte debería poder disolver el contrato sin ser considerada legalmente responsable del incumplimiento (violación).

8. Acuerda un método para resolver los desacuerdos.
Escriba lo que usted y la otra parte harán si algo va mal en su contrato. En lugar de acudir a los tribunales, lo que lleva mucho tiempo y dinero, puedes optar por resolver tu desacuerdo a través del arbitraje o la mediación.

9. Decide la ley estatal que regulará el acuerdo.
Si tú y la parte contraria sois de estados diferentes, deberías utilizar en el contrato sólo la legislación de uno de tus estados para evitar posteriores disputas legales. También es conveniente que indiques dónde vas a mediar, arbitrar o emprender acciones legales si el contrato lo requiere. Si surge un desacuerdo, esto le facilitará la vida.

10. Mantenga el secreto.
Cuando una empresa contrata a otra para que le preste un servicio, ésta suele tener acceso a información comercial sensible. Su contrato debe incluir garantías recíprocas de que cada parte mantendrá en absoluto secreto cualquier información comercial que conozca durante el cumplimiento del contrato.

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