Contratos en línea y firmas electrónicas

Los contratos establecidos en línea son tan legales como los creados en papel cuando se utilizan firmas electrónicas.

Cada día, miles de transacciones comerciales se realizan a través de Internet sin que haya una conexión cara a cara entre las partes implicadas. Las transacciones electrónicas incluyen la compra de seguros, la firma de contratos inmobiliarios, la utilización de tarjetas de crédito y la celebración de acuerdos financieros, por nombrar algunas.

A pesar del uso generalizado de las transacciones electrónicas, muchas personas no saben si las firmas electrónicas (e-firmas) y los contratos electrónicos (e-contratos) son seguros, válidos y legales. La buena noticia es que los contratos electrónicos y las firmas electrónicas son, en su mayor parte, métodos seguros y fiables de hacer negocios tanto para las empresas como para los consumidores. Sin embargo, las partes de los contratos y las firmas electrónicas deben tomar precauciones específicas para garantizar que sus acuerdos sean legales.

Leyes de transacciones electrónicas a nivel federal y estatal

La Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN, por sus siglas en inglés), aprobada por el Congreso en el año 2000, hace que la mayoría de los contratos y firmas electrónicas sean tan válidos y aplicables como los contratos y firmas tradicionales en papel y tinta.

Todos los estados han adoptado la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) o su propia legislación de firma electrónica que establece la validez legal de las firmas y contratos electrónicos de la misma manera que la ley federal (ESIGN). La mayoría de los contratos y firmas electrónicas son legítimos independientemente del lugar donde vivan las partes o ejecuten el contrato, gracias a una mezcla de normas federales y estatales.

¿Qué es un contrato electrónico?

Un contrato electrónico es un contrato que se crea y "firma" electrónicamente en lugar de en papel. Un contrato que se redacta en el ordenador y se envía por correo electrónico a un socio comercial, que luego responde con una firma electrónica que significa la aceptación, es un ejemplo.

Un contrato "click to agree", que suele incluirse con los programas informáticos descargados, es otro tipo de contrato electrónico: antes de completar la transacción, el usuario debe pulsar un botón "I agree" en una página que muestra los términos de la licencia del programa.

Hacer una compra en línea también implica un contrato electrónico. Aunque el comprador no firme nada, se compromete a pagar al vendedor una cantidad determinada a cambio de que éste se comprometa a suministrar un producto.

¿Qué es una firma electrónica?

Un archivo digital o un símbolo -como una firma escaneada de tinta y bolígrafo o un nombre mecanografiado- que alguien adjunta o coloca en un contrato o archivo para demostrar el deseo de esa persona de firmar el contrato o archivo se conoce como firma electrónica.

Las personas firman electrónicamente los documentos de diversas maneras, como tecleando el nombre del firmante en el área de la firma, pegando una versión escaneada de la firma del firmante en el área de la firma, pulsando un botón de "Acepto" o utilizando tecnología criptográfica de "codificación".

Algunos de estos métodos de firma electrónica son más seguros que otros. La mayoría de la gente utiliza el término "firma electrónica" para referirse a todos los tipos de firmas electrónicas, incluidas las que no son de confianza. El nombre del firmante tecleado en el espacio de la firma y un escaneo de la firma a bolígrafo del firmante son dos métodos de firma inseguros. Aunque estos formatos siguen siendo legalmente vinculantes, prácticamente eliminan cualquier posibilidad de verificar que la persona que ha firmado el documento es la que usted quería firmar.

Las firmas digitales, en cambio, son firmas electrónicas más avanzadas y seguras. Para autenticar al firmante, utilizan una identificación digital. A continuación, la firma se encripta y se adjunta electrónicamente al papel. Para producir una firma digital, no es necesario ser un experto en informática: herramientas de software como DocuSign, HelloSign, Adobe, Eversign y SignNow hacen que la redacción y la firma electrónica de los contratos electrónicos sean sencillas y económicas.

Requisitos para la firma electrónica y los contratos electrónicos

Los particulares y las empresas deben tomar medidas particulares para que los contratos y las firmas electrónicas sean legales y ejecutables según ESIGN, UETA y la mayoría de las leyes estatales. Los siguientes son ejemplos comunes de estos procedimientos, pero debe comprobar toda la legislación aplicable para ver si hay requisitos adicionales o inusuales.

• Obtenga el permiso de los firmantes. Los firmantes deben expresar su voluntad de utilizar un contrato electrónico o una firma electrónica. Por lo general, los firmantes pueden demostrar su acuerdo en un correo electrónico o simplemente firmando un contrato por correo electrónico. Sin embargo, la ley puede exigir un consentimiento explícito para realizar negocios por vía electrónica en determinados casos.
• Asegúrese de que los firmantes entienden lo que representa su firma. Al firmar un documento, los firmantes deben recibir una indicación clara de que están dispuestos a quedar vinculados por sus disposiciones. Deben declarar claramente que no están firmando para indicar que sólo han recibido o estudiado el documento.
• Permita a los firmantes elegir entre una variedad de posibilidades. Aunque la normativa sobre firma electrónica ha dejado obsoleto el papel en muchos casos, algunos consumidores y empresas pueden seguir prefiriendo utilizarlo. La mayoría de las normativas sobre la firma electrónica estipulan que quien prefiera utilizar el papel puede optar por los contratos electrónicos.
• Notifique a los firmantes que tienen la opción de retirar su consentimiento. Se debe informar a los firmantes de que pueden renunciar a la utilización de la firma electrónica o de los contratos electrónicos en cualquier momento. También deben recibir una explicación sobre el método de retirada del consentimiento.
• Haga duplicados de los documentos. La parte que redacta el contrato es responsable de conservar copias electrónicas o en papel de los documentos firmados y de proporcionar copias a la otra parte o informarle de cómo obtenerlas.

    
Las empresas y los particulares que utilizan con frecuencia los contratos electrónicos deben comprobar sus prácticas y divulgaciones electrónicas con un abogado experto para asegurarse de que cumplen la legislación pertinente.

Presentación de documentos por parte del gobierno

La Ley de Eliminación de Trámites del Gobierno (GPEA, por sus siglas en inglés) regula las interacciones entre los ciudadanos y el gobierno federal. La GPEA obliga e incentiva al gobierno federal a hacer copias electrónicas de sus formularios disponibles en Internet. Muchas de las transacciones gubernamentales de los consumidores, como el pago de impuestos y el registro de marcas, pueden ahora completarse completamente en línea. La mayoría de los gobiernos estatales han seguido el ejemplo del gobierno federal y ahora permiten a los clientes presentar y firmar electrónicamente los documentos relacionados con el registro de empresas y automóviles.

Contratos que deben redactarse por escrito

Según ESIGN, no todos los contratos pueden ejecutarse electrónicamente. Por decirlo de otro modo, ciertos contratos requieren las tradicionales firmas en papel y tinta. Los siguientes elementos están específicamente excluidos por ESIGN:

• testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios
• documentos relacionados con la adopción, el divorcio y otros asuntos de derecho de familia
• órdenes judiciales, notificaciones y otros documentos judiciales, como alegatos y mociones
• avisos de cancelación o terminación de servicios públicos
• notificaciones de impago, recuperación, ejecución hipotecaria o desahucio
• avisos de cancelación o finalización de prestaciones de seguros de salud o de vida
• avisos de retirada de productos que afectan a la salud o la seguridad
• documentos exigidos por la ley para acompañar el transporte de materiales peligrosos.

A pesar de que ESIGN prohíbe las firmas electrónicas para algunos documentos, algunas leyes estatales pueden permitirlas en circunstancias específicas. Muchos tribunales, por ejemplo, aceptan la firma electrónica de escritos y mociones si las partes siguen determinados procedimientos judiciales. Además, las exclusiones de los contratos electrónicos de la ESIGN están sujetas a cambios: la ESIGN permite a las agencias reguladoras federales permitir la firma electrónica si determinan que la exclusión en cuestión ya no es necesaria para la protección del consumidor y que la eliminación de la excepción no aumentaría el riesgo de daño a los consumidores.

​​Yoel Molina, Esq. (alias "Mo")

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