Cómo redactar un contrato de voluntariado para mi empresa?

Aprenda qué cláusulas debe incluir un contrato de voluntariado para proteger mejor a su empresa

Las empresas recurren a los voluntarios por diversas razones. Las organizaciones sin ánimo de lucro, por ejemplo, utilizan habitualmente un gran número de voluntarios para ayudar en sus actividades. Incluso las organizaciones con ánimo de lucro ofrecen regularmente prácticas o pasantías no remuneradas a solicitantes entusiastas que buscan aprender una nueva habilidad, establecer una red de contactos o añadir una experiencia importante a su currículum.

Si su empresa emplea o contempla la posibilidad de contratar voluntarios, hay algunos intereses que puede querer salvaguardar, incluso de las personas que prestan servicios a su empresa de forma gratuita. Por un lado, no querrá insultar o alienar a nadie que esté ayudando a su empresa de alguna manera, especialmente si no está recibiendo una compensación. Por otro lado, este artículo aborda varias cuestiones que tal vez desee tratar, entre ellas la de los voluntarios. Si alguna de las cuestiones enumeradas a continuación es muy importante para usted, usted o su asesor jurídico deberían redactar un acuerdo estándar que cada voluntario deba firmar y devolver (el Acuerdo de Voluntariado).

Consideración

Hacer que un voluntario firme un contrato que no se puede cumplir es inútil. Todo contrato requiere que ambas partes reciban algo de valor, lo que comúnmente se denomina contraprestación, para que sea legalmente vinculante (véase Contraprestación: todo contrato la necesita). Como la mayoría de los contratos incluyen el intercambio de dinero por un artículo, un servicio o un derecho, esto no suele ser un problema. Dado que los voluntarios no reciben una compensación, su contrato debe demostrar primero que están recibiendo algo a cambio de su tiempo.

Como ejemplo, tomemos la siguiente descripción de la compensación que se da a los voluntarios que trabajan para una empresa de life coaching con ánimo de lucro:

"Las Partes reconocen y acuerdan que el Voluntario recibirá beneficios significativos como resultado del desempeño de los Servicios de Voluntariado por parte del Voluntario, incluyendo, pero sin limitarse a, i) formación administrativa y de apoyo en un entorno profesional, ii) experiencia en marketing, iii) asistencia gratuita a eventos de la Compañía, y/o iv) formación en habilidades de escritura y otras disciplinas creativas."

Al redactar esta parte del acuerdo, no dude en ser reflexivo e imaginativo. Su explicación de las ventajas del voluntario debe ser lo más exhaustiva, amplia y significativa posible, para que sea más sencillo demostrar que las partes transfirieron legítimamente una contraprestación valiosa de buena fe.

Información confidencial

Los voluntarios, al igual que los trabajadores habituales, suelen tener acceso a información no pública y confidencial que su organización puede querer mantener en secreto por diversas razones. Incluso las organizaciones sin ánimo de lucro tienen un incentivo para mantener su información secreta (como listas de clientes, proveedores, información financiera, datos del personal, conocimientos técnicos y procesos) a salvo del sector privado y de otros.

Además, es posible que en su empresa existan requisitos legales adicionales para la protección de información sensible. Si su empresa pertenece al sector sanitario, por ejemplo, es posible que su acuerdo de voluntariado deba incluir referencias explícitas a las normas de la HIPAA para la seguridad de la información de los pacientes.

Protección de la propiedad de la empresa

Los voluntarios pueden mejorar o establecer nuevos procedimientos, o incluso innovaciones, que pueden beneficiar a su empresa como resultado de su servicio. Esto es especialmente problemático en la industria tecnológica, donde las empresas quieren estar absolutamente seguras de que controlan todos los derechos de propiedad intelectual de todo lo generado por sus empleados. Si esto es un problema para usted, su acuerdo de voluntariado debería incluir una sección de derechos de propiedad que exija a sus voluntarios ceder a su empresa todos los derechos de propiedad intelectual que puedan recaer sobre el resultado de su trabajo automáticamente (y para siempre). Consulte Cómo proteger sus derechos de propiedad intelectual en los trabajos creados por el contratista para obtener más información sobre esta cuestión.

Además, su acuerdo puede pedir a los voluntarios que devuelvan cualquier propiedad de la empresa que esté en su poder (por ejemplo, papeles, equipos, llaves, memorandos, CDs, etc.) antes o después de que terminen sus servicios.

No solicitación

Durante su permanencia en la empresa, los voluntarios, al igual que los empleados normales, suelen establecer profundas y buenas conexiones de trabajo. Es posible que le preocupe que los voluntarios puedan aprovecharse de esas conexiones acercándose a sus trabajadores, contratistas u otros representantes después de que se vayan. Incluya una cláusula típica de no captación en su Acuerdo de Voluntarios si tiene alguna preocupación de este tipo.

No desprestigio

Los voluntarios suelen ser considerados como un bien preciado debido a la naturaleza inusual de trabajar para una empresa sin remuneración; como resultado, uno supondría que estarían menos inclinados a ensuciar la empresa después de su salida que un empleado normal. Sin embargo, como nadie puede prever los motivos de la marcha de una persona, ya sea un empleado remunerado o un voluntario, no dude en incluir una cláusula de no discriminación.

Condición de voluntario

Su acuerdo de voluntariado debe establecer que los voluntarios no se consideran "trabajadores" a efectos legales, y que su empresa no será responsable de pagar ningún impuesto en nombre de ningún voluntario, al igual que cuando contrata a contratistas independientes. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de cláusulas:

Nada de lo dispuesto en el presente Acuerdo crea o debe interpretarse como la creación de una relación de empleo, asociación, empresa conjunta o relación de agencia entre la Empresa y sus afiliados, por un lado, y el Voluntario, por otro, o que da derecho al Voluntario a controlar la dirección de los negocios de la Empresa o de cualquiera de sus afiliados de cualquier manera.

Declaración de impuestos. El Voluntario es responsable de presentar todas las declaraciones e informes fiscales aplicables, partiendo de la base de que es un voluntario y no un empleado. Todos los impuestos pertinentes, incluidos los impuestos federales, estatales y locales sobre la renta, deben ser pagados en su totalidad por el Voluntario en relación con el desempeño de cualquier Servicio Voluntario en virtud del presente Acuerdo. En nombre del Voluntario o en relación con él, la Compañía no pagará ningún impuesto o prima de desempleo o de compensación laboral.

Garantizar el cumplimiento de los pactos restrictivos

La confidencialidad, la cesión de derechos de propiedad, la no solicitación y la no desvinculación son términos utilizados para describir las limitaciones de la actividad futura del voluntario. Dado que los voluntarios trabajan sin remuneración, tendrá que ser creativo a la hora de incorporar consecuencias y sanciones en su acuerdo de voluntariado que sean lo suficientemente convincentes como para llevar al voluntario a seguir estas normas al pie de la letra.

Cómo redactar su acuerdo de voluntariado

Si no tiene acceso a un abogado corporativo que le ayude a crear su Acuerdo de Voluntariado, utilice las instrucciones de Cómo redactar una carta de acuerdo o un memorando de entendimiento y Diez consejos para hacer acuerdos y contratos comerciales sólidos.

Presentación del acuerdo a sus voluntarios

Es importante recordar que debe hacer que cada voluntario firme su Acuerdo de Voluntariado antes de que empiece a trabajar para su empresa. Dado que los voluntarios están ofreciendo su tiempo y esfuerzo a su organización, entregarles dicho acuerdo puede ser un tema delicado. Sin embargo, recuerde siempre presentar el acuerdo de la manera más informal y regular posible. Explique que se trata del típico papeleo administrativo que todos los voluntarios deben firmar si es necesario. Y si las cosas se ponen demasiado complicadas, siempre puedes echarle la culpa a tus abogados: eso suele funcionar.

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