Cómo establecer los contratos correctos

Sus derechos pueden verse afectados por la forma de firmar un contrato

Hoy en día hay una gran variedad de formas de firmar un contrato, incluidas las firmas electrónicas y por fax (ambas tratadas a continuación), así como el método antiguo de utilizar papel y tinta. Sea cual sea el método que utilice, es fundamental que todas las partes estén correctamente enumeradas, es decir, la sección de la firma debe representar el tipo de empresa (sociedad, empresa individual, etc.), así como la autoridad de la persona (vicepresidente, socio general, etc.). Aquí se explican algunos de los detalles de la lista de entidades y de la autoridad de firma.

Las personas físicas y los empresarios individuales son los tipos más comunes de propietarios de empresas. Si dirige una empresa unipersonal y no ha constituido una sociedad de responsabilidad limitada, es un propietario único. Si usted o la otra parte son propietarios únicos, pueden simplemente firmar con sus nombres porque, a diferencia de una sociedad anónima o una sociedad colectiva, una empresa unipersonal no es un organismo jurídico independiente. Ambos cónyuges deben firmar el acuerdo si la empresa es un matrimonio que opera como propietario único.

Sociedades. Cuando dos o más personas dirigen un negocio pero no se han constituido como sociedad anónima o de responsabilidad limitada, se denomina sociedad colectiva. Las sociedades pueden existir sin un acuerdo formal que especifique que son una sociedad; sin embargo, la ley suele considerar que muchas partes que trabajan juntas como una corporación son socios generales. Si una de las partes es una sociedad, el acuerdo deberá ser firmado en nombre de la sociedad por un socio colectivo. Dado que los socios comanditarios no tienen capacidad para obligar a la sociedad, nunca deben firmar los acuerdos. Sólo debe firmar uno de los socios. El nombre de la sociedad, así como el nombre y el cargo de la persona que firma en nombre de la sociedad, deben figurar en el bloque de la firma.

EJEMPLO: Dan, un consultor de marketing de IC, acepta realizar un estudio de mercado para The Argus Partnership, una sociedad de Michigan. Uno de los socios generales es Carlos Sánchez. Él ejecuta el siguiente acuerdo en nombre de la sociedad:

Carlos Sánchez

La Asociación Argus

Una asociación en Michigan

Por: ____________________

Socio General

Sociedades Anónimas. Una corporación es una especie de entidad comercial sancionada por la ley estatal y establecida para limitar la responsabilidad personal de los propietarios. Si una de las partes es una sociedad, el acuerdo debe ser firmado por alguien con capacidad para firmar contratos en nombre de la sociedad. Se supone que esta autoridad la tiene el presidente de la corporación o el director ejecutivo (CEO). La empresa no estará legalmente obligada por el contrato si la persona que firma no tiene autoridad. El bloque de firmas de una empresa debe incluir el nombre de la empresa, así como el nombre y el cargo de la persona que firma en nombre de la empresa.

EJEMPLO: Carmen Mendez, Inc. entra en negociaciones de una empresa conjunta con un competidor. Linda Smith, la presidenta de la empresa, firma un contrato. El bloque de la firma en el contrato debe tener el siguiente aspecto

Linda Smith

Kiddie Krafts, Inc.

Una empresa de California

Por: _____________

Presidente

Sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), al igual que una corporación, es un tipo de entidad comercial que limita la responsabilidad personal de los propietarios y se rige por la ley estatal. Los miembros son los propietarios de las empresas de responsabilidad limitada. Los miembros tienen la opción de contratar a otras personas para que dirijan su negocio (denominadas gestores). Los socios o los gestores deben firmar un acuerdo con una Sociedad de Responsabilidad Limitada.

EJEMPLO: Molly es contratada como programadora independiente por AcmeSoft LLC, una empresa de responsabilidad limitada, y firma un contrato. Tom Tucker, el gerente de la empresa, firma el acuerdo en nombre de AcmeSoft. El bloque de la firma en el contrato debería tener el siguiente aspecto:

Tom Tucker

AcmeSoft LLC

Una sociedad de responsabilidad limitada de California

Por: ______________

Gerente

Fechas. Incluya la fecha cuando firme un acuerdo, y asegúrese de que la otra parte también lo haga. No es necesario que firmes el mismo día que la otra parte.

Cambios definitivos en el acuerdo. A veces es necesario hacer revisiones de última hora a un contrato antes de firmarlo. Si ha preparado el acuerdo en un ordenador, lo más fácil es hacer las modificaciones en el ordenador y luego imprimir un nuevo acuerdo. Sin embargo, la ley no exige que se prepare un nuevo acuerdo. Más bien, las revisiones se pueden garabatear o mecanografiar en todas las copias existentes del contrato. Si adopta este método, asegúrese de que todos los que firmen el acuerdo también firmen sus iniciales lo más cerca posible de la alteración. Si ninguna de las partes que firman el documento completo pone sus iniciales en cada modificación, pueden surgir dudas sobre si el cambio formaba parte del acuerdo.

Existen copias del acuerdo. Cada parte debe conservar una copia firmada del acuerdo; si se firma con tinta, haga al menos dos copias. Compruebe que cada copia tiene todos los anexos y pruebas necesarias. Ambos deben firmar las dos copias, y cada uno debe conservar su original firmado.

Acuerdos que pueden enviarse por fax. Las empresas suelen utilizar los faxes para comunicarse. Una parte firma el acuerdo y lo envía a la otra, que lo firma y lo devuelve por fax. Si ninguna de las partes discute que la firma enviada por fax es un fax de una firma original, es legalmente adecuada. Si la otra parte alega que una firma enviada por fax fue falsificada, probar su autenticidad puede ser difícil o imposible, dado lo fácil que es falsificar una firma enviada por fax con la tecnología informática moderna. Sin embargo, como las alegaciones de falsificación son poco comunes, esto no suele ser un problema. Aun así, es una buena idea que usted y la otra parte intercambien los originales firmados por correo o correo aéreo después del fax.

Las firmas electrónicas son un tipo de firma electrónica. Los contratos y las firmas electrónicas son tan válidos y ejecutables como los contratos tradicionales de tinta sobre papel. La Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global e Internacional (ESGICA), aprobada por el Congreso en el año 2000, abordó la incertidumbre que anteriormente había obstaculizado los contratos electrónicos. Un contrato electrónico es un contrato que se crea y se "firma" de forma totalmente electrónica, sin necesidad de papel u otras copias tangibles. Por ejemplo, supongamos que usted redacta un contrato en su ordenador y lo envía por correo electrónico a un socio comercial, que responde con una firma electrónica expresando su aceptación. Como un contrato electrónico no permite una firma tradicional en tinta, la gente indica sus firmas electrónicas de diversas maneras, como tecleando el nombre del firmante en el área de la firma, pegando una versión escaneada de la firma del firmante, pulsando un botón de "Acepto" o utilizando tecnología criptográfica de "codificación". Existen otros métodos para crear un documento "PDF firmado" electrónicamente, y puede investigarlos utilizando su motor de búsqueda favorito. También se pueden utilizar firmas criptográficas codificadas para crear firmas electrónicas. Existe un vídeo sobre la creación de acuerdos electrónicos.

Una vez firmado el acuerdo, es posible modificarlo. No hay contratos escritos en piedra. Si las circunstancias cambian y ambos están de acuerdo con los cambios, usted y la otra parte siempre pueden modificar o enmendar su acuerdo. Para actualizar un acuerdo sólo debe utilizarse una enmienda escrita y firmada por ambas partes. La enmienda debe declarar que sustituye al contrato original y que contiene todas las revisiones.

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