Cómo crear una empresa de consultoría

Antes de decidirse a crear una empresa de consultoría, hay algunas cuestiones legales que debe conocer

Poner en marcha una empresa de consultoría tiene un conjunto específico de cuestiones legales. La elección de la entidad empresarial adecuada, la adquisición de licencias y permisos, la gestión de las dificultades fiscales, la creación de declaraciones políticas y contratos, la obtención de un seguro adecuado y el trato con los trabajadores son sólo algunos ejemplos.

Tenga en cuenta que el "negocio de consultoría" puede referirse a una variedad de actividades. Algunos consultores trabajan principalmente en sus propias oficinas, mientras que otros lo hacen en oficinas ajenas o en obras, tanto en interiores como en exteriores. Además, algunos consultores son "profesionales" en algunos sentidos legales; por ejemplo, pueden estar autorizados por el Estado. Tenga en cuenta su tipo específico de consultoría a medida que avanza en este texto.

Elección de la entidad empresarial

Dependiendo de las características específicas de su empresa de consultoría, podrá operar como empresa individual o como sociedad. No obstante, debe pensar en seleccionar una estructura jurídica que le proteja de la culpabilidad personal. Si es miembro de una profesión reconocida, tiene alternativas adicionales, como una sociedad profesional o una sociedad de responsabilidad limitada profesional, además de las más habituales, como una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad anónima.

En muchas circunstancias, el trabajo de consultoría puede no parecer especialmente peligroso, y los escenarios de responsabilidad personal pueden parecer improbables. Sin embargo, si tiene a su cargo datos importantes, bienes físicos o incluso personas concretas, puede estar expuesto al peligro de que algo se destruya o se pierda, o de que alguien resulte herido. Esto puede ocurrir en el propio local de la empresa o en otro lugar, pero en cualquier caso, usted quiere que la empresa sea responsable de cualquier responsabilidad, no usted personalmente.

Licencias y permisos

Aunque opere como propietario único, debe considerar la posibilidad de obtener un número de identificación fiscal federal, a menudo conocido como número de identificación del empleador (EIN); un EIN es necesario para otros tipos legales de empresa. El procedimiento es sencillo y puede realizarse íntegramente en línea en el sitio web del IRS. Además, aunque trabaje como único propietario, es posible que tenga que obtener una licencia comercial general de un organismo gubernamental estatal o local. Si su empresa de consultoría va a operar con un nombre distinto al suyo, por ejemplo, es posible que tenga que presentar un certificado "doing-business-as" (DBA) (también conocido como certificado de nombre comercial ficticio).

Además, cada estado exige licencias estatales para al menos determinadas vocaciones y profesiones, que van desde profesiones convencionales como médicos, abogados, dentistas y contables hasta ocupaciones como barberos, cosmetólogos, agentes inmobiliarios y agentes de seguros. Antes de presentarse como consultor, asegúrese de tener las licencias profesionales u ocupacionales necesarias.

La mayoría de los estados necesitan que obtenga un permiso de impuesto sobre las ventas para la venta de la mayoría de los productos si va a vender cosas como parte de su empresa de consultoría.

Por último, incluso si su empresa de consultoría es "discreta" o está basada en una oficina, las normas locales de zonificación pueden restringir el funcionamiento de su empresa en algunas zonas. Si planea llevar su negocio desde su casa y vive en un barrio claramente residencial, más que comercial, es más probable que esto sea un problema. Incluso si el negocio está permitido por el código de zonificación local, es posible que tenga que obtener un certificado de conformidad con la zonificación. En resumen, antes de iniciar el negocio, hay que informarse sobre las restricciones de zonificación.

Salud y seguridad

Es poco probable que la salud y la seguridad sean una prioridad para los consultores que trabajan en oficinas. Si vas a trabajar "sobre el terreno" en situaciones potencialmente peligrosas, como las obras de construcción, o si vas a trabajar con materiales peligrosos de algún modo, debes investigar las normativas federales de la OSHA y la EPA, así como las normativas de salud y seguridad laboral y medioambientales de tu estado.

Cuestiones fiscales

Dependiendo de la estructura legal de su empresa, su situación fiscal será diferente (sociedad anónima, sociedad profesional de responsabilidad limitada, sociedad colectiva). Deberá adjuntar un anexo separado (Anexo C) a su declaración de la renta personal, incluso si es un único propietario. Tendrá que trabajar con formularios fiscales totalmente nuevos en estructuras más sofisticadas, como una S Corporation o una LLC de varios miembros. Si está acostumbrado a trabajar por cuenta ajena, este grado adicional de complejidad puede resultar desconcertante al principio; en ese caso, contratar a un contable experto puede ser una inversión inteligente.

Los asesores autónomos son el tipo de asesor más común. Si dejas un trabajo, tendrás que lidiar con un nuevo formulario fiscal emitido por los clientes que te pagan por tus servicios: El formulario 1099-MISC del IRS. Aunque puede haber ciertas exclusiones basadas en la estructura legal de su negocio, debe saber que, como autónomo, estará obligado a pagar el impuesto federal sobre el trabajo por cuenta propia. Con este aumento de la responsabilidad fiscal viene la necesidad de hacer pagos trimestrales de impuestos estimados; el formulario 1040-ES del IRS contiene información e instrucciones sobre cómo hacer estos pagos.

Su estatus de contratista independiente es otro problema que a veces se asocia a las preocupaciones fiscales. La palabra "consultor" puede hacerle pensar que es un trabajador independiente y no un empleado. Sin embargo, es una buena idea estudiar las normas del IRS sobre contratistas independientes, que se incluyen en el formulario SS-8 del IRS, así como las directrices estatales paralelas que sean accesibles.

Por último, usted puede ser elegible para reclamar una deducción por el uso comercial de su casa si usted dirige su empresa de consultoría desde su casa. La Publicación 587 del IRS explica cómo calcular la deducción en detalle.

Seguro

El seguro adecuado para una empresa de consultoría variará en función de las características específicas de la empresa. Incluso si planea trabajar principalmente desde su casa, necesitará un seguro de responsabilidad civil de las instalaciones en caso de que un cliente u otro visitante relacionado con el negocio se resbale y caiga o sufra algún otro daño en su lugar de trabajo. También necesitará una cobertura de propiedad adecuada para el equipo de su empresa, así como un seguro por la pérdida de sus datos personales. El seguro de responsabilidad civil profesional también debe considerarse a fondo -o incluso puede ser necesario- en función de su ámbito de competencia.

Si va a trabajar en entornos físicamente peligrosos, debería contratar un seguro de daños personales, tanto para usted como, si es necesario, para los demás. Del mismo modo, si va a conducir entre lugares de trabajo, querrá asegurarse de que tiene el seguro adecuado.

Es posible que descubra que es necesario trabajar con varios agentes de seguros diferentes con distintas áreas de experiencia para recibir la mayor información y cobertura. Busque agentes que hayan redactado pólizas en las áreas que son importantes para su negocio. Si va a asesorar sobre productos químicos peligrosos, por ejemplo, busque un agente que esté familiarizado con la cobertura de sustancias peligrosas.

Declaraciones de política y contratos

Por su propia naturaleza, la "consultoría" suele ser una empresa muy flexible, y varios clientes pueden querer servicios algo diferentes de usted; como resultado, puede estar interesado en satisfacer estas variadas demandas. Aunque no quieras limitar lo que puedes ofrecer a tus clientes potenciales, puede que te interese crear y dar principios generales sobre tu forma de trabajar por adelantado, y por escrito. Puede considerar la posibilidad de publicar sus políticas en su sitio web, si tiene uno. Tanto si tienes una página web como si no, deberías elaborar un documento impreso que incluya la información básica de la política y que entregues a cada uno de tus clientes antes de llegar a ningún acuerdo o empezar a trabajar.

Dependiendo del tipo de consultoría que proporcione, los componentes de la política general pueden diferir significativamente. Las cuestiones de facturación (si se factura por trabajo o por hora; los cargos mínimos o los incrementos de facturación por hora; cómo se cobra el tiempo de viaje; si se factura quincenalmente, mensualmente o sólo al final de un proyecto), las cuestiones de pago (si se aceptan retenciones; si se esperan pagos mensuales u otros pagos periódicos) y quién paga determinados gastos son sólo algunos ejemplos (como el equipo especial, los billetes de avión o los hoteles).

Los acuerdos particulares que se establecen con cada cliente son tan esenciales como los principios genéricos. Lo ideal es que adopten la forma de contratos de servicio en los que se describan diversas cuestiones, incluidas las ya mencionadas (facturación, pagos y costes), así como los detalles del trabajo que debe realizar.

Recuerde que para que un contrato de servicios sea jurídicamente vinculante, (a) usted y su cliente deben estar de acuerdo sobre el objeto del contrato (un "encuentro de voluntades"), y (b) debe haber un intercambio de valor (también conocido como "contraprestación"; en el caso de una empresa de consultoría, suele ser el intercambio de sus servicios por dinero de su cliente). Si los servicios se terminan en menos de un año, no es necesario que el contrato sea por escrito; no obstante, la mayoría de los consultores no prestan servicios sin recibir antes un acuerdo formal y firmado. De hecho, deberías considerar la posibilidad de crear (o hacer que un abogado cree) un contrato estándar que puedas personalizar para cada cliente.

Empleados

Si tiene previsto contratar a personas, debe informarse sobre temas fundamentales de la legislación laboral, como la discriminación ilegal, la indemnización de los trabajadores y la forma de llevar a cabo el proceso de contratación. Aprenda a hacer lo siguiente a la hora de contratar:

• crear una solicitud de empleo útil que no incluya preguntas ilegales
• comprobar las referencias o hacer otras averiguaciones previas a la contratación, de nuevo sin violar las leyes de privacidad ni buscar información ilegal, y
• hacer preguntas en la entrevista que sean útiles y legalmente permisibles.

​​​​​​Yoel Molina, Esq. (alias "Mo")

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