13 cosas que debe hacer antes de contratar a su primer empleado

Si va a contratar a su primer empleado, tendrá que presentar la documentación a varias agencias gubernamentales y pagarles los impuestos.

Enhorabuena por haber contratado a su primer empleado. Es fundamental empezar con buen pie como empleador asegurándose de cumplir todos los nuevos requisitos legales. Ser empleador conlleva una serie de nuevas responsabilidades, que van desde los formularios de impuestos hasta los registros gubernamentales, pasando por los requisitos de los seguros y mucho más. A continuación, nuestra lista de tareas para los nuevos empresarios.

1. Obtenga un número de identificación fiscal para su empresa.

Cuando contrate empleados, debe obtener un número de identificación de empleador (EIN) que podrá utilizar en sus declaraciones de impuestos y otros documentos del IRS. Para obtener un EIN, rellene el formulario SS-4 del IRS. El sitio web del IRS, www.irs.gov, tiene el formulario disponible para su descarga.

2. Regístrese en el departamento de trabajo de su estado.

Tendrás que pagar los impuestos estatales de compensación por desempleo una vez que contrates empleados. Estos fondos se destinan al fondo de compensación por desempleo de tu estado, que ayuda a los trabajadores que han perdido su empleo a corto plazo. En la página web del Departamento de Trabajo se puede encontrar una lista de las agencias estatales de impuestos sobre el seguro de desempleo.

3. Contrate un seguro de indemnización por accidente laboral.

El seguro de compensación de los trabajadores debe estar en vigor para proteger a los empleados de las lesiones en el trabajo. La gran mayoría de los estados exigen un seguro de compensación a los trabajadores, aunque algunos hacen excepciones para las empresas muy pequeñas.

4. Establezca un sistema de nóminas para retener impuestos.

Tienes que retener y enviar una parte de los ingresos de cada empleado al IRS, y pagar los impuestos de la seguridad social y el seguro médico al IRS. Para más información, consulte la publicación del IRS 15, Circular E, Tax Guide for Employers, en el sitio web del IRS www.irs.gov. (Es posible que también tenga que retener impuestos para su estado. Para más información, póngase en contacto con la autoridad fiscal de su estado; para ver los enlaces de cada autoridad estatal, visite el sitio web de la Asociación de Administradores Tributarios www.taxadmin.org /Autoridad fiscal estatal).

5. Pida a cada empleado que rellene el formulario W-4 del IRS, Certificado de Retención.

Los empleados utilizarán el formulario W4 para indicarle cuántas asignaciones han solicitado a efectos fiscales para que usted pueda deducir el impuesto correcto de su salario. (No es necesario presentar el formulario al IRS). Este formulario puede encontrarse en www.irs.gov. Si un empleado quiere cambiar la asignación, debes pedirle que rellene un nuevo formulario W4 cada año.

6. Rellene el formulario I-9, Employment Eligibility Verification, para cada nuevo empleado.

El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS, antes conocido como INS) exige a los empleadores que utilicen este formulario para verificar si los empleados que contratan cumplen los requisitos para trabajar en los Estados Unidos. (No es necesario presentar este formulario al USCIS, pero debe mantenerlo archivado durante tres años y proporcionarlo a los funcionarios de inmigración y aduanas llamados ICE para su revisión). Puede obtener este formulario en línea en www.uscis.gov. Tenga en cuenta que estos se completan El formulario debe guardarse en una carpeta I9 separada para todos los empleados, no en el archivo de personal de cada empleado.

7. Informe de cada nuevo empleado a la agencia de informes de nuevas contrataciones de su estado.

El Programa de Informes de Nuevos Empleados exige a los empleadores que informen sobre todos los nuevos empleados con el fin de identificar a los padres que deben la manutención de los hijos. Cada estado tiene una agencia de revisión de nuevas contrataciones diferente. Para encontrar el nombre y la dirección de la agencia de informes de nuevas contrataciones de su estado, consulte la página del Estado de Nuevas Contrataciones en el sitio web de la Administración de Niños y Familias (www.acf.hhs.gov).

8. Publique los avisos requeridos.

Algunas agencias gubernamentales exigen a los empleadores que publiquen avisos sobre los derechos de los trabajadores a sus empleados. Para obtener más información sobre los carteles exigidos por el gobierno federal, consulte el sitio web del Departamento de Trabajo en www.dol.gov/elaws/posters.htm. El "Asesor de carteles" del DOL le ayudará a determinar qué carteles debe colocar en su lugar de trabajo. Además, debe cumplir con los requisitos de los carteles del departamento de trabajo de su estado. En el sitio web del Departamento Federal de Trabajo se incluye una lista de los departamentos estatales de trabajo

9. Presentar el formulario 940 del IRS cada año

Debe rellenar el formulario 940 del IRS para informar de sus impuestos federales por desempleo para cualquier año en que haya pagado 1.500 dólares o más en un trimestre o para cualquier año en que un empleado haya trabajado para usted. durante 20 o más semanas del año. Puede encontrar el formulario en www.irs.gov

10. Adoptar medidas de seguridad en el lugar de trabajo.

Prácticamente todos los empleadores deben cumplir los requisitos de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) proporcionando, entre otras cosas, un lugar de trabajo libre de peligros, formando a los empleados para que realicen su trabajo de forma segura, notificando a los administradores del gobierno los accidentes laborales graves y manteniendo detalles de los registros de seguridad. Para más información sobre estas normas, consulte el sitio web de la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo: www.osha.gov.

11. Elabore un manual del empleado.

Aunque no es obligatorio, lo mejor es tener un manual en el que se describan las políticas de los empleados de la empresa y se indique claramente que el empleo es gratuito, a menos que el empleado haya firmado un contrato de trabajo por escrito.

12. Cree expedientes de personal.

Para cada empleado que contrate, cree un archivo para guardar los documentos relacionados con el trabajo, como los formularios de solicitud, las ofertas de empleo, el formulario W4 del IRS, la evaluación del rendimiento y los formularios de registro de las prestaciones de los empleados. Los historiales médicos deben guardarse en un archivo confidencial aparte y en un armario cerrado con llave. El formulario I9 que registra la situación migratoria del empleado también debe guardarse en un archivo separado.

13. Establezca los beneficios de los empleados.

Si su empresa tiene un plan de beneficios para los empleados, como un seguro médico o un plan 401(k), necesitará un proceso de registro para que los empleados puedan inscribirse, nombrar a sus dependientes y seleccionar opciones.

​​​​Yoel Molina, Esq. (alias "Mo")

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