Creación y configuración de las reglas básicas para el comité de la asociación comunitaria

​​Desafortunadamente, demasiadas juntas de asociaciones comunitarias no hacen el esfuerzo de hacer uso efectivo de los comités de la asociación. Los comités son realmente muy valiosos, pueden proporcionar recomendaciones a la junta y ayudarla a cumplir con sus deberes y responsabilidades. Muchas asociaciones no se tomarán el tiempo de establecer un comité o establecer parámetros para su trabajo para que el comité los ayude con varias operaciones.

Es responsabilidad de la junta directiva de la asociación establecer los comités. Deben nombrar a los miembros de cada comité durante las reuniones de la junta directiva, en cuyo momento los directores deben ofrecer instrucciones y establecer las pautas para las responsabilidades generales de los comités.

Una de las mejores vías para la junta directiva debería ser aprovechar sus reuniones anuales para establecer los comités, asignar miembros a los comités y establecer de qué áreas será responsable cada uno. Cada comité debe tener al menos tres miembros.
Los miembros de la Junta pueden servir como miembros en los diferentes comités con la excepción del Comité de Cumplimiento de las Reglas. Muchas asociaciones elegirán tener un miembro de la junta en cada comité junto con dos voluntarios que no sean directores. Esto les dará a los miembros de la junta la capacidad de mantener actualizados a sus colegas directores sobre el trabajo y la progresión del comité.

Como se acaba de mencionar, el único comité que es requerido por ley en una asociación comunitaria de la Florida es el Comité de Cumplimiento de Normas. Este comité a menudo se conoce como el comité de multas, violaciones o quejas. Esto se debe a que las asociaciones que desean imponer multas e imponer suspensiones debido a varias violaciones, deben tener este comité establecido. Según la ley de la Florida, este comité no puede tener miembros de la junta o sus cónyuges u otros parientes en este comité. Este comité debe tener un nivel de independencia de los miembros de la junta.

Varias multas o suspensiones solo se pueden imponer después de que la asociación un aviso por escrito, de al menos 14 días, al propierario, ocupante, licenciatario o invitado para ser multado o suspendido. Se les debe dar la oportunidad de una audiencia ante el comité de cumplimiento de las normas. Durante esta audiencia, el comité debe escuchar y evaluar el lado de la supuesta infracción que ha llevado a una multa.

La audiencia debe ser cerrada para todos los miembros, excepto para el presunto infractor y el propietario de la unidad correspondiente, si el infractor es un inquilino. Al final de la audiencia, los miembros del comité votarán sobre si confirmar o rechazar la multa o la suspensión provocada por la junta. Este resultado requiere un voto mayoritario para avanzar.
 
En lo que respecta a los otros comités, los más comunes son el comité de presupuesto que ayuda al consejo mediante la creación del presupuesto anual, y el comité de revisión arquitectónica que se encarga de revisar cualquier solicitud de construcción, mejoras o alteraciones que se realicen en la propiedad de la asociación o en una unidad particular o en los exteriores.

Aprovechando los comités y asegurándose de que cuenten con voluntarios dedicados, la asociación puede ayudar al progreso de sus operaciones siempre y cuando esto no traiga más peso a los miembros de la junta que ya cuentan con demasiados problemas y responsabilidades.
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Al establecer los comités, se debe recomendar a la junta directiva que consulte con un asesor legal calificado de la asociación con respecto a la creación y el establecimiento del rango de sus responsabilidades.